Yunianto Tri Atmojo

Let\’s change for the better future!

Organisasi dan Sistem birokrasi Pelayanan Publik

1. Manajemen perubahan organisasi dalam hal ini dilemma/problem organisasi menurut Noel M. Tichy meliputi :
• Technical Design Problems yakni strategi perencanaan yang meliputi produksi, ancaman lingkungan, kesempatan/peluang, social, keuangan, dan sumber daya teknis, juga terkait dengan rumusan tujuan, bentuk strategi, desain organisasi dan system manajemen.
• Policy Alocation Problems yakni berkaitan dengan pemberdayaan sumber-sumber manajemen sehingga organisasi akan mendapatkan suatu keuntungan, yang meliputi program kompensasi, keputusan karier, anggaran, kekuatan struktur internasional, waktu dan perhatian pimpinan.
• Cultural problem yakni berkaitan dengan nilai, obyektifitas, kepercayaan, asumsi, propaganda, intuisi dan metode trial and error.
2. Karakteristik (ciri-ciri) birokrasi, menurut idealisasi yang coba dibangun oleh Max Weber, dapat disimpulkan sebagai berikut :
• a hierarchical system of authority (sistem kewenangan yang hierakis)
• a systematic division of labour (pembagian kerja yang sistematis)
• a clear specification of duties for anyoneworking in it (spesifikasi tuhas yang jelas)
• clear ang systematic diciplinary codes and procedures (kode etik disiplin dan prosedur yang jelas serta sistematis)
• the control of operation through a consistent system of abstrac rules (kontrol operasi melalui sistem aturan yang berlaku secara konsisten)
• a consistent applications of general rules to specific cases (aplikasi kaidah-kaidah umum kehal-hal  pesifik  dengan  konsisten)                                                                                                                                                                                                                                                                                                         
• the selection of emfloyees on the basic of objectively determined qualivication (seleksi pegawai yang didasarkan pada kualifikasi standar yang objektif)
• a system of promotion on the basis of seniority or merit, or both (sistem promosi berdasarkan senioritas atau jasa, atau keduanya)                                 
3.  Allen H. Barton Dalam “A. Diagnosis of Bureacratic Maladies” mengemukakan :
a. Variabel penyebab utama inefisiensi organisasi birkrasi, yakni :
• Personil Birokrasi
• Struktur Organisasi Birokrasi Publik
• Sistem Politik  yang ada
• Lingkungan Organisasi Birokrasi
b. Variabel penyebab yang saling berhubungan antara lain :
• Bentuk kebiasaan korupsi dalam sistem politik
• Aturan-aturan yang kaku
• Kurang tanggap terhadap keinginan publik/masyarakat
• Kelemahan dan penyimpangan dalam perwakilan sistem politik
• Jarak antara teori dan implementasi operasional
• Rendahnya penerapan sistem penghargaan dan hukuman
• Rendahnya profeisionalisme dan keahlian dalam pelayanan 
c. Rekomendasi untuk penyelesaian masalah inefisiensi organisasi birokrasi adalah :
• Meningkatkan Tindakan dalam pelayanan publik
• Komunikasi yang baik dengan masyarakat/publik
• Melakukan seleksi yang ketat dalam penerimaan personil birokrasi
• Penerapan sistem penghargaan dan hukuman seperti pada situasi organisasi nonpemerintah/swasta
• Melakukan pengawasan yang ketat terhadap birokrasi
4. Kelemahan Birokrasi
a. Ukuran formal
b. Kaku
c. Rutinitas
d. Pelaksanaan/operasionalisasi yang tidak fleksibel
e. Lamban
f. Tidak praktis
g. Peran eksekutif sangat menonjol, menggunakan pendekatan yang otoriter, terikat pada konsep
h. Arogan
i. Tidak punya inisiatif
j. Boros
k. Pembengkakan anggaran
l. Berbelit-belit
m. Sangat prosedural
n. Saling melempar tanggung jawab
o. Berfikir sempit
5. Keberatan beberapa penulis terhadap model birokrasi yang dikemukakan oleh Max Weber,
• Max Weber  :  Melemahkan dorongan kemanusiaan
• Yacoby  :  Bertolak belakang dengan nilai-nilai demokrasi
• Mr. Connel  :  Dibawah dominasi teknokrat dan bersifat arogan
• Grozier  :  Tidak dapat menyesuaikan dengan lingkungan/kondisi yang    ada
• Merton  :  Tidak berfungsi
• Fine  :  Cocok diterapkan pada model organisasi birokrasi yang kecil
• Carter’s :  Malas, tidak efektif, Terjadi pembengkakan
6. Prinsip Customer Driven Government sebagaimana yang dikemukakan oleh David Osborne dalam buku Reinventing Government dapat diartikan berusaha mencari titik temu dengan apa yang dibutuhkan oleh masyarakat dan bukan memperhatikan birokrasi karena kualitas pelayanan pada hakekatnya ditentukan oleh masyarakat.
7. Model ideal organisasi sebagaimana dikemukakan oleh :
a. Henry Mintzberg
• Struktur yang sederhana
i. Mengutamakan mekanisme koordinasi melalu pengawasan langsung
ii. Strategi puncak sebagai bagian terpenting dari organisasi
iii. Struktur organisasi yang sentralisasi sebagai bentuk ukuran utama organisasi
iv. Sesuatu yang baru, kecil, tidak berpengalaman dalam hal-hal teknis, sederhana, lingkungan yang dinamis, memungkinkan terjadinya permusuhan sebagai akibat adanya perbedaan yang mendasar atau kuatnya perebutan kekuasaan untuk posisi puncak dan bersifat kuno  sebagai faktor-faktor kemungkinan yang akan terjadi pada organisasi yang memiliki struktur yang sederhana.
• Birokrasi yang digerakkan seperti mesin
i. Mengutamakan mekanisme koordinasi melalui standarisasi dari setiap proses pekejaan.
ii. Struktur teknis sebagai bagian terpenting dari organisasi.
iii. Perilaku yang sifatnya formal, spesialisasi jabatan yang bersifat vertikal dan horisontal, biasanya kelompok fungsional, unit operasi yang besar, Sentralisasi vertikal dan desentralisasi horisontal yang terbatas serta mempunyai rencana kegiatan sebagai bentuk ukuran utama organisasi.
iv. Tua/lamban, besar, bersifat mengatur, sistem teknis yang tidak otomatis, sederhana, lingkungan yang stabi, pengawasan eksternal dan tidak modern (kuno) sebagai faktor-faktor kemungkinan yang akan terjadi pada organisasi birokrasi yang digerakkan seperti mesin
• Birokrasi yang profesional
i. Mengutamakan mekanisme koordinasi melalui Standarisasi keahlian
ii. Inti operasional sebagai bagian terpenting dari organisasi
iii. Latihan, kekhususan pada pekerjaan yang sederajat, pemusatan secara vertiakal dan horisontal sebagai bentuk utama ukuran organisasi
iv. Lengkap, lingkungan yang stabil, tidak ada aturan, tidak didasarkan pada pengalaman, cocok dalam segala situasi sebagai faktor-faktor kemungkinan yang akan terjadi pada organisasi birokrasi profesional
• Organisasi model Desentralisasi
i. Mengutamakan mekanisme koordinasi melalui standarisasi output
ii. Garis tengah organisasi  sebagai bagian terpenting dari organisasi
iii. Kelompok-kelompok bisnis/swasta, sistem pengawasan dan pemusatan vertikal secara terbatas sebagai bagian bentuk utama ukuran organisasi
iv. Variasi pasar, khususnya produk jasa, berpengalama luas, kewenangan berada pada pemempin menegah,dan cock dalam segala situasi sebagai faktor-faktor kemungkinan yang akan terjadi pada organisasi model desentralisasi
• Organisasi model Adhocracy
i. Mengutamakan mekanisme koordinasi melalui saling penyesuaian diri
ii. Dorongan staf dalam organisasi  sebagai bagian terpenting dari organisasi
iii. Struktur organik, pemusatan secara selektif, spesialisasi kerja secara sejajar, pelatihan fungsional dan kemitraan dengan kelompok swasta sebagai bagian bentuk utama ukuran organisasi
iv. Lengkap, dinamis, (kadang-kadang terpisah), lingkungan, pengalaman dan seringkali terdapat sistem teknis secara otomatis, luwes dalam penempatannya sebagai faktor-faktor kemungkinan yang akan terjadi pada organisasi model Adhocracy.
b.  Snow & Miles’s  (lihat Hal. 102 Hand Out)
8. Konfigurasi organisasi yang dianggap paling cocok (modelling fit) sebagai gabungan dari kedua Model ideal organisasi yang dikemukakan diatas adalah :
• Ideal Types fit
• Contingent ideal types fit
• Contingent hybrid types fit
• Hybrid types fit
9.  Variabel independen yang menjadi fokus kajian dalam penelitian William Finlay tentang hubungan yang signifikan antara struktur organisasi dengan kepuasan kerja (job satisfaction) adalah
• Job ambiquity,
• Job Variety
• Job Autonomy
10.  Sedangkan yang menjadi tolok ukur dalam implementasi dilapangan adalah :
• Uncertain about the scope of their responsibilities
• The ekstent of their authority
• What they are ekspected to accomplish
• How they will be evaluated
11.  Konfigurasi Ideal menurut Henry Mintzberg
Konteks  :  1. Kompleksitas  lingkungan
   2. Kekacauan lingkungan
 3. Kemampuan analisa
 4. Pengecualian nomor
 5. Umur
 6. Nomor Pekerjaan
Desain   :  1. Central / Desentralisasi
 2. Pengawasan langsung
 3. Standart pekerjaan, Keahlian, Hasil
 4. Penyesuaian bersama
 5. Perumusan, hierarki, spesialisasi
6. Staf, Operator, Mid, Manajer, tekno, dukungan
12.  Konfigurasi ideal menurut Miles’s & Snows
Struktur    :  1. Desentralisasi
 2.  Perumusan
 3. Spesialisasi
 4. Penelitian lingkungan
 5. Perbedaan Vertikal
Contekstual   :  1. Lingkungan
 2. Teknologi
 3. Ukuran
Strategi          : 1.  Pasar Produksi
 2. Perhatian efisiensi
 3. Batasan
 4. Kejelasan strategi
 5. Masa depan / akan
13.  5 (lima) Komponen Dasar Organisasi  menurut  Henry Minztberg
• Pelaksana Inti Organisasi yakni menyelenggarakan tugas-tugas pokok organisasi, input, proses, output, langsung menunjang produksi
• Pemimpin puncak
• Pemimpin menengah
• Staf ahli
• Unit pelayanan umum dalam hal ini dukungan staf bertujuan untuk menunjang kelompok pelaksana secara tidak langsung diluar tugas-tugas/pekerjaan yang bersifat operasional
14.  5. Langkah proses koordinasi :
– Mutual Adjusment yakni kemampuan untuk menyesuaikan diri satu dengan yang lain dalam lingkungan kerja yang tidak terpola sekalipun.
– Directed supervisi adalah menimbulkan rasa tanggung jawab pada diri orang terhadap yang lain mengenai pekerjaan melalui perintah atau monitoring
– Standarisasi pekerjaan yang merupakan alternatif lain bagi koordinasi dalam proses pekerjaan jika pekerjaan tersebut telah ditentukan/diprogram
– Standarisasi output yang merupakan alternatif lain bagi koordinasi dalam proses pekerjaan jika hasil yang diinginkan terinci secara jelas
– Standarisasi keahlian yang merupakan alternatif lain bagi koordinasi dalam proses pekerjaan jika training atau latihan-latihan tertentu diperlukan bagi pelaksanaan tugas
15.  Makna dari Customer satisfaction dalam Banishing Bureacracy adalah melakukan pembaharuan dalam organisasi pemerintah sehingga memiliki perilaku inovati dan secara terus menerus memperbaiki kinerjanya tanpa harus didorong dari luar organisasi guna memberikan kepuasan bagi konsumen/publik yang dilayani.
16.  Adapun langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk merealisasikan Customer Satisfaction adalah :
– Memperjelas maksud organisasi
– Menerapkan konsekuensi atas kinerja organisasi
– Menciptakan pertanggungjawaban organisasi pemerintah terhadap publik
– Memberdayakan organisasi dan pegawainya agar dapat berinovasi
– Mengubah perilaku, perasaan, dan cara berpikir pegawai negeri

Januari 15, 2007 - Posted by | Edukasi

17 Komentar »

  1. Yth. Mas Yunianto,

    teriring salam hormat, saya tidak ahli dalam bidang organisasi dan birokrasi, namun saya ingin sekali membaca buku-buku yang dirujuk dalam tulisan “Organisasi dan Sistem Pelayanan Publik”. Jika Mas Yunianto tidak keberatan, mohon dapat informasikan terbitannya. Terima kasih.

    Salam,
    Indra Tjahaja
    Perencana Madya
    Bappenas

    Komentar oleh Indra | Maret 2, 2007 | Balas

  2. ok, tapi lebih bagus kalau dijabarkan lagi dalam kontekstual!

    Komentar oleh Indra | Maret 2, 2007 | Balas

  3. Yth. Pak Yunianto Tri Atmojo

    Assalamu’alaikum Wr. wb.,

    Saya sangat tertarik dan puas dengan publikasi yang Bapak tulis. Saat ini saya bekerja di Instansi pemerintah dan mencoba menambah wawasan dengan studi lanjut di S-1 Administrasi Negara atas biaya sendiri. Saat ini saya sedang membuat Skripsi tentang Efektivitas Pelayanan Akademik.

    Mohon bantuan untuk memberikan artikel atau referensi yang berkaitan dengan topik efektivitas pelayanan.

    Trima kasih.

    Suyatno

    Komentar oleh Suyatno | Maret 15, 2007 | Balas

  4. Gimana cara aplikasinya kalo kita sebagai lulusan Informatika

    Komentar oleh Reza Andreas | November 5, 2007 | Balas

  5. Selamat siang mas yunianto tri atmojo. saya andri arianto dari Batam. saya bekerja pada perusahaan event management di Batam. stake holders kita kebanyakan dari kalangan pemerintah. sesuai jadwal calender of event kita, rencananya akan menggelar workshop aplikasi tehnik mazrketing unuk sektor pelayanan publik dan menghadirkan pembicara dari Singapura, Puan Zainab. beliau juga menjadi Customer Service Manager pada sebuah Rumah Sakit di Singapura. saya tertarik dengan artikel yang mas buat terkait standarsasi pelayanan publik di lingkungan birokrasi.

    rencana saya akan meminta mas untuk jadi pembicara pada workshop yang digelar pada 27 – 28 maret2008 mendatang. bagaimana mekanisme nya ? lalu berap budget yang harus disediakan dengan mengundang mas yunianto ke Batam. trims

    Anr

    Komentar oleh Andri Arianto DAlle | Februari 4, 2008 | Balas

  6. Aslm, wr, wb
    Mas… artikelnya tentang pelayanan publik dan kepuasan pelanggan sebenarnya bagus buat referensi bagi orang lain tapi sumbernya kok engga dicantumkan. Saya sama seperti teman2 yang lain pengen tahu sumber2 apa saja yang mas pake.

    Komentar oleh Rosy R. Pasaribu | Maret 28, 2008 | Balas

  7. saya sedang mencari referensi tentang pelayanan publik yang dilakukan oleh tim SAR dalam tinjauan sosiologi. apakah mas ada?kalo ada mohon saya dikontak. terima kasih
    wahyu-semarang

    Komentar oleh wahyu | Mei 28, 2008 | Balas

  8. saya ingin bertanya, pendekatan atau teori apa yang dapat digunakan dalam upaya peningkatan kualitas pelayanan publik

    Komentar oleh Akbar | Juli 11, 2008 | Balas

  9. sebenarnya bagaimana efektifitas pelayanan pulik tersebut? trims

    Komentar oleh Irwan Syahputra | Juli 19, 2008 | Balas

  10. mas
    Bisa nge link kebblog saya nda?

    Komentar oleh dede | Oktober 11, 2008 | Balas

  11. saya sedang mencari referensi tentang pelayanan publik yang dilakukan oleh Kecamatan . apakah mas ada?kalo ada mohon saya dikontak. terima kasih
    wahyu-semarang

    Komentar oleh Suroso | Oktober 11, 2008 | Balas

  12. saya sedang mencari referensi tentang daur kehidupan organisasi(ukuran organisasi&birokrasi,ukuran dan karakteristik organisasi serta tahapan perkembangan organisasi).
    mohon bantuannya ia,,

    Komentar oleh adit | Oktober 13, 2008 | Balas

  13. saya sangat tertarik dengan tulisan bapak, sy mohon bantuan kiranya bapak punya bahan tentang kualitas pelayanan publik di kecamatan untuk bahan desertasi saya yang lagi menempuh kuliah di program doktor jur adm publik

    Komentar oleh hamri haiya, S. Sos, M. Si | November 12, 2008 | Balas

  14. mas, apa kira2 konsep birokrasi yang ideal dlm menjaga netralitas (apakah weber, hegel atau marx?), birokrasi yg tdk diskriminatif terhdp komunitas tertentu yg selalu dijadikan “sapi perahan” dlm birokrasi pemerintahan. trims!

    Komentar oleh arri | Oktober 14, 2009 | Balas

  15. thank for sharing🙂

    Komentar oleh yohan | Juni 13, 2010 | Balas

  16. Assalamualaikum wr.wb.
    saya sangat tertarik dengan tulisan bapak, sy mohon bantuan kiranya bapak memiliki bahan tentang kualitas pelayanan publik di kelurahan untuk bahan tesis saya. yang mahasiswa yg menempuh kuliah di program pascasarjana adm publik.
    Terimakasih

    Komentar oleh evanov | April 8, 2011 | Balas

  17. Assalamualaikum wr.wb.
    terima kasih atas artikel bapak tentang organisasi dan sistem birokrasi.ini bisa menjadi salah satu referensi saya untuk membuat tugas yang diberikan dosen kpd saya..

    Komentar oleh Ferry Poiyo | Oktober 12, 2011 | Balas


Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: